Ini Dia Seputar Pemaknaan Quick Wins - Apa Kata Supardiono Sobirin

 

Algivon.com --  Supardiyono Sobirin selaku Anggota Tim Ahli Pengendalian Pencemaran dan Kerusakan (PPK ) Daerah Aliran Sungai (DAS) Citarum, Jawa Barat, sekaitan kerap kita mendengar, membaca maupun menyimak terminologi quick wins atau 'kemenangan maupun hasil yang cepat', melalui tulisan ini membahasnya secara lebih komprehensif. Selamat menyimak... 

1.        "Quick wins": adalah istilah yang sering digunakan dalam manajemen proyek atau inisiatif perubahan organisasi. Ini mengacu pada tindakan atau langkah-langkah yang dapat diimplementasikan dengan cepat dan menghasilkan manfaat atau hasil positif yang terlihat dalam jangka waktu singkat. Beberapa pemahaman tentang "quick wins":

(1)      Memberikan momentum: "Quick wins" sebagai momentum awal dan membangun kepercayaan dalam sebuah proyek atau inisiatif. Ini dapat membantu mendorong dukungan dan antusiasme dari para pemangku kepentingan.

(2)      Hasil yang cepat terlihat: Ini merujuk pada hasil atau manfaat yang dapat diraih dan dirasakan secara cepat, berbeda dengan proyek besar yang membutuhkan waktu lama untuk menunjukkan hasil.

(3)      Membangun kredibilitas: Ketika tim dapat menunjukkan "quick wins", ini dapat membangun kredibilitas dan kepercayaan bahwa proyek tersebut dapat berhasil.

(4)      Sumber motivasi: Tercapainya "quick wins" dapat menjadi sumber motivasi untuk tim proyek dan membantu mempertahankan momentum serta antusiasme selama proyek berlangsung.

(5)      Pembelajaran dan penyesuaian: "Quick wins" juga dapat digunakan sebagai peluang untuk belajar dan menyesuaikan pendekatan proyek jika diperlukan sebelum melangkah lebih jauh.

Secara umum, "quick wins" dianggap penting dalam manajemen proyek atau perubahan organisasi karena dapat membangun kepercayaan, motivasi, dan momentum awal yang diperlukan untuk mencapai tujuan jangka panjang yang lebih besar.

 

2.        "Quick wins" dalam bahasa Indonesia dapat diterjemahkan secara bebas sebagai "kemenangan cepat" atau "hasil yang cepat". Istilah ini mengacu pada strategi untuk mencapai beberapa keberhasilan atau tidak perlu keberhasilan total yang dapat diraih dalam waktu singkat atau dengan upaya minimal. Tujuannya adalah untuk membangun momentum dan kepercayaan diri sebelum memulai proyek atau inisiatif yang lebih besar. Beberapa contoh penggunaan "quick wins":

(1)      Dalam bisnis, quick win bisa berupa penjualan produk baru yang bisa mendatangkan pendapatan dengan cepat.

(2)      Dalam manajemen proyek, quick win bisa berupa perbaikan kecil yang memberikan dampak visual/nyata dengan cepat.

(3)      Dalam pengembangan diri, quick win bisa berupa pencapaian kecil seperti membaca buku selama 30 menit setiap hari.

Jadi, intinya quick wins bermakna pencapaian atau hasil yang relatif kecil tetapi dapat diraih dengan cepat, sebagai langkah awal sebelum mencapai tujuan besar.

 

3.        Sejarah “quick wins”: Istilah "quick wins" mulai populer dalam manajemen proyek dan perubahan organisasi sejak awal tahun 1990-an. Meskipun konsepnya sudah ada sebelumnya, namun istilah ini diperkenalkan dan dipopulerkan oleh John P. Kotter, seorang profesor dari Harvard Business School, dalam bukunya yang berjudul "Leading Change" yang diterbitkan pada tahun 1996.

(1)      Kotter menekankan pentingnya mencapai "quick wins" dalam proses perubahan organisasi untuk membangun kepercayaan dan memotivasi orang-orang yang terlibat. 

(2)      Sejak saat itu, istilah ini menjadi bagian dari kosakata umum dalam manajemen proyek dan perubahan.

(3)      Berikut adalah beberapa contoh success story berdasarkan langkah tepat "quick wins":

a.    Transformasi Budaya Perusahaan: Sebuah perusahaan teknologi besar ingin mengubah budaya kerja yang kaku dan hierarkis menjadi lebih kolaboratif dan berorientasi pada inovasi. Salah satu "quick win" yang mereka lakukan adalah mengubah tata letak kantor menjadi lebih terbuka dan mendorong komunikasi lintas fungsi. Hal ini memberikan sinyal nyata tentang perubahan budaya yang diinginkan dan membangun momentum untuk perubahan lebih besar.

b.    Peningkatan Efisiensi Operasional: Sebuah pabrik manufaktur melakukan inisiatif untuk meningkatkan efisiensi operasional. Sebagai "quick win", mereka mengimplementasikan sistem manajemen persediaan yang lebih baik, yang menghasilkan penghematan biaya signifikan dalam waktu singkat. Ini membangun kepercayaan dalam program efisiensi yang lebih besar dan memotivasi karyawan untuk terus mencari peluang perbaikan.

c.    Peluncuran Produk Baru: Sebuah perusahaan teknologi meluncurkan produk baru yang cukup berbeda dari lini produk mereka saat ini. Sebagai "quick win", mereka melakukan kampanye pemasaran terfokus yang menjangkau segmen pasar yang sangat spesifik. Meskipun skala kecil, ini memberikan umpan balik positif dan pembelajaran yang berharga untuk pendekatan peluncuran produk yang lebih besar di masa mendatang.

d.    Digitalisasi Proses Bisnis: Sebuah organisasi pemerintah ingin mendigitalkan proses bisnisnya yang masih manual. Sebagai langkah awal, mereka mengotomatiskan salah satu proses utama yang sering dikeluhkan oleh warga negara. Meskipun hanya sebagian kecil dari transformasi digital yang direncanakan, ini memberikan bukti nyata tentang manfaat digitalisasi dan membangun dukungan untuk inisiatif yang lebih besar.

Kunci "quick wins" adalah memilih tindakan yang dapat diimplementasikan dengan cepat, memberikan manfaat yang terlihat, dan membangun momentum serta dukungan untuk perubahan atau proyek yang lebih besar di masa depan.

 

4.        Beberapa syarat penting untuk keberhasilan "quick wins" dalam sebuah proyek atau inisiatif perubahan:

(1)      Dapat diukur dan terlihat: "Quick wins" harus menghasilkan manfaat atau hasil yang dapat diukur dan terlihat dengan jelas oleh semua pihak yang terlibat. Hal ini akan membangun kredibilitas dan kepercayaan terhadap proyek atau perubahan yang lebih besar.

(2)      Terjangkau dan mudah dicapai: Target "quick wins" harus realistis dan terjangkau dalam waktu singkat. Jika terlalu besar atau rumit, ini dapat menghambat momentum dan kepercayaan.

(3)      Relevan dengan tujuan akhir: Meskipun berskala kecil, "quick wins" harus terkait dan relevan dengan tujuan akhir proyek atau perubahan yang lebih besar. Ini akan memastikan bahwa langkah-langkah awal sejalan dengan arah yang benar.

(4)      Melibatkan pemangku kepentingan utama: Untuk membangun dukungan dan komitmen, "quick wins" harus melibatkan pemangku kepentingan utama yang akan terdampak oleh perubahan. Ini menciptakan rasa kepemilikan dan membantu mengatasi resistensi terhadap perubahan.

(5)      Sumber daya yang memadai: Meskipun berskala kecil, "quick wins" tetap memerlukan alokasi sumber daya yang memadai, seperti anggaran, waktu, dan tenaga kerja. Ini memastikan bahwa "quick wins" dapat dicapai dengan benar.

(6)      Komunikasi yang efektif: Keberhasilan "quick wins" harus dikomunikasikan dengan baik kepada seluruh organisasi. Ini membantu membangun kesadaran, antusiasme, dan dukungan untuk langkah-langkah selanjutnya.

(7)      Pembelajaran dan penyesuaian: "Quick wins" harus dievaluasi dan dipelajari dengan seksama. Pelajaran yang diperoleh dapat digunakan untuk menyesuaikan strategi dan meningkatkan pendekatan untuk fase berikutnya dalam proyek atau perubahan.

Dengan memenuhi syarat-syarat ini, "quick wins" dapat memberikan momentum awal yang kuat, membangun kepercayaan, dan mempersiapkan organisasi untuk perubahan atau proyek yang lebih besar dan lebih menantang di masa depan.

 

5.        Jika tidak ada anggaran yang tersedia, ada beberapa strategi yang dapat dilakukan untuk tetap mencapai "quick wins" yang sukses:

(1)      Fokus pada perbaikan proses: Salah satu cara untuk mendapatkan "quick wins" tanpa anggaran adalah dengan fokus pada perbaikan proses internal. Lakukan analisis mendalam terhadap proses bisnis yang ada dan identifikasi peluang untuk memperbaiki efisiensi, menghilangkan pemborosan, atau mengurangi birokrasi yang tidak perlu. Perbaikan seperti ini seringkali tidak memerlukan investasi besar namun dapat memberikan manfaat cepat.

(2)      Manfaatkan sumber daya yang ada: Evaluasi sumber daya yang sudah dimiliki organisasi, seperti keterampilan dan pengetahuan karyawan, peralatan, atau teknologi yang sudah ada. Pikirkan cara untuk memanfaatkan sumber daya ini secara lebih efektif atau menggunakannya untuk tujuan baru yang dapat memberikan manfaat cepat.

(3)      Kemitraan dan kolaborasi: Pertimbangkan untuk menjalin kemitraan atau kolaborasi dengan organisasi lain, pemasok, atau pelanggan. Dengan berbagi sumber daya atau keahlian, mungkin dapat mencapai "quick wins" dengan biaya yang lebih rendah atau bahkan tanpa biaya sama sekali.

(4)      Melibatkan karyawan, staff, dan sukarelawan: Libatkan karyawan dan sukarelawan dalam upaya mencapai "quick wins". Mereka mungkin memiliki ide-ide segar atau bersedia memberikan waktu dan upaya mereka untuk proyek-proyek tertentu yang dapat memberikan manfaat cepat.

(5)      Kegiatan pemasaran atau promosi skala kecil: Jika "quick wins" terkait dengan pemasaran atau promosi, cari solusi berbiaya rendah seperti pemasaran melalui media sosial, kolaborasi dengan influencer, atau acara skala kecil yang menarik perhatian.

(6)      Prioritaskan "quick wins" yang tidak memerlukan anggaran besar: Jika ada beberapa opsi "quick wins", prioritaskan yang tidak memerlukan anggaran besar atau bisa dilakukan dengan sumber daya yang sudah ada.

Kuncinya adalah berpikir kreatif, memanfaatkan sumber daya yang tersedia dengan bijak, dan fokus pada solusi yang dapat memberikan manfaat nyata dengan investasi minimal. Meskipun tanpa anggaran, "quick wins" masih dapat dicapai dengan pendekatan yang inovatif dan kolaboratif.

 

6.        Jika "quick wins" gagal, penting untuk mengomunikasikannya kepada publik atau masyarakat luas dengan cara yang jujur, transparan, dan bertanggung jawab. Berikut adalah beberapa saran dalam menyampaikan kegagalan "quick wins":

(1)      Akui kegagalan secara terbuka: Akui dengan terbuka bahwa upaya "quick wins" tersebut tidak berhasil sesuai yang diharapkan. Jangan mencoba menyembunyikan atau meremehkan kegagalan tersebut.

(2)      Jelaskan penyebab kegagalan: Berikan penjelasan jelas tentang penyebab kegagalan "quick wins" tersebut, misalnya karena perencanaan yang kurang matang, sumber daya yang tidak memadai, atau faktor eksternal yang tidak terduga.

(3)      Ambil tanggung jawab: Ambil tanggung jawab atas kegagalan tersebut, bukan untuk menyalahkan pihak lain. Tunjukkan bahwa organisasi atau tim untuk siap mengambil pelajaran dari kegagalan ini.

(4)      Sampaikan langkah perbaikan: Jelaskan langkah-langkah perbaikan yang akan diambil untuk mengatasi kegagalan tersebut dan memastikan agar tidak terulang di masa depan. Ini menunjukkan komitmen untuk terus maju dan belajar dari pengalaman.

(5)      Pertahankan transparansi: Berikan informasi yang relevan dan transparan tentang dampak kegagalan "quick wins" tersebut, baik dari segi waktu, biaya, atau konsekuensi lainnya.

(6)      Sampaikan visi dan rencana ke depan: Meskipun "quick wins" gagal, sampaikan visi dan rencana organisasi atau proyek ke depannya. Ini akan memberikan keyakinan bahwa kegagalan tersebut hanya merupakan bagian kecil dari perjalanan yang lebih besar.

(7)      Tunjukkan sikap rendah hati: Jangan mencoba membela diri atau menyalahkan pihak lain. Tunjukkan sikap rendah hati dan kesiapan untuk belajar dari kesalahan.

Dengan mengomunikasikan kegagalan "quick wins" secara terbuka, jujur, dan bertanggung jawab, kita dapat membangun kepercayaan dan kredibilitas di mata publik atau masyarakat luas. Ini juga menunjukkan integritas organisasi atau tim dalam menghadapi tantangan dan terus berkomitmen untuk mencapai tujuan yang lebih besar.

 

7.        Contoh pengalaman gagalnya "quick wins" di berbagai organisasi atau proyek:

(1)      Peluncuran Fitur Baru Produk: Sebuah perusahaan teknologi mencoba meluncurkan fitur baru pada produk andalannya sebagai "quick win" untuk menarik lebih banyak pelanggan. Namun, fitur baru tersebut ternyata kurang terintegrasi dengan baik dan memiliki banyak bug. Ini menyebabkan pengalaman pengguna yang buruk dan keluhan dari pelanggan yang ada. Upaya "quick win" ini gagal dan justru merugikan citra produk tersebut.

(2)      Kampanye Pemasaran Skala Kecil: Sebuah perusahaan ritel meluncurkan kampanye pemasaran skala kecil di media sosial sebagai "quick win" untuk meningkatkan awareness merek. Namun, konten pemasaran yang dihasilkan kurang menarik dan tidak sesuai dengan target audiens. Kampanye tersebut gagal mendapatkan perhatian dan engagement yang diharapkan.

(3)      Program Efisiensi Biaya: Sebuah organisasi pemerintah mencoba menerapkan program efisiensi biaya sebagai "quick win" dengan memangkas beberapa layanan dan mengurangi staf. Namun, pelaksanaannya tidak direncanakan dengan baik dan menyebabkan gangguan pada layanan publik serta penurunan moral karyawan. Program ini akhirnya ditangguhkan karena kegagalan dalam mencapai tujuan efisiensi yang diharapkan.

(4)      Perbaikan Proses Internal: Perusahaan manufaktur mencoba memperbaiki proses produksi internal sebagai "quick win" untuk meningkatkan efisiensi. Namun, perubahan yang diimplementasikan terlalu cepat dan kurang koordinasi, menyebabkan gangguan pada rantai pasokan dan penurunan produktivitas sementara. Upaya perbaikan ini gagal dan justru menimbulkan masalah baru.

(5)      Kolaborasi dengan Mitra Eksternal: Sebuah organisasi nirlaba mencoba berkolaborasi dengan mitra eksternal sebagai "quick win" untuk meluncurkan program baru. Namun, terjadi kesalahpahaman dan konflik kepentingan dengan mitra tersebut, sehingga proyek kolaborasi terhambat dan tidak dapat diluncurkan sesuai rencana.

Kegagalan "quick wins" seperti ini sering terjadi karena perencanaan yang kurang matang, komunikasi yang tidak efektif, kurangnya sumber daya, atau perubahan yang terlalu cepat dan kurang terkendali. Meskipun demikian, kegagalan ini dapat menjadi pelajaran berharga untuk perbaikan di masa depan jika ditangani dengan tepat.

 

8.        Kasus Program Citarum Harum untuk mengejar target Indeks Kualitas Air (IKA) 60 pada tahun 2025, beberapa langkah "quick wins" yang dapat dipertimbangkan adalah:

(1)      Meningkatkan penegakan hukum terhadap pembuangan limbah ilegal: Melakukan operasi penegakan hukum yang ketat dan tegas terhadap pabrik, industri, atau pemukiman yang membuang limbah secara ilegal ke sungai Citarum. Ini dapat memberikan efek jera dan mengurangi pencemaran secara cepat.

(2)      Membangun instalasi pengolahan air limbah sementara: Membangun instalasi pengolahan air limbah sementara di titik-titik kritis sepanjang aliran sungai Citarum. Ini dapat membantu menyaring dan mengurangi beban pencemaran secara signifikan dalam waktu relatif singkat.

(3)      Melibatkan masyarakat dalam pembersihan sungai: Mengadakan program pembersihan sungai secara massal dengan melibatkan masyarakat sekitar. Ini dapat mengurangi sampah dan limbah padat yang mencemari sungai dalam waktu singkat dan sekaligus meningkatkan kesadaran masyarakat.

(4)      Menerapkan teknologi pengolahan air limbah terbarukan: Menerapkan teknologi pengolahan air limbah terbarukan seperti constructed wetlands atau bioremediasi yang lebih murah dan ramah lingkungan. Ini dapat mempercepat perbaikan kualitas air tanpa membutuhkan investasi besar.

(5)      Kolaborasi dengan industri untuk daur ulang air limbah: Menjalin kolaborasi dengan industri di sekitar Citarum untuk mendaur ulang dan mengolah kembali air limbah mereka sebelum dibuang ke sungai. Ini dapat mengurangi beban pencemaran secara signifikan dalam waktu singkat.

(6)      Meningkatkan infrastruktur penangkapan sampah: Memasang lebih banyak penangkap sampah di sepanjang aliran sungai Citarum untuk mencegah sampah masuk ke sungai. Ini dapat memperbaiki kualitas air secara cepat tanpa harus menangani sumber pencemaran secara menyeluruh.

Langkah-langkah "quick wins" ini harus diikuti dengan program jangka panjang yang lebih komprehensif seperti pembangunan instalasi pengolahan air limbah permanen, relokasi pemukiman, dan penegakan regulasi secara berkelanjutan. Namun, "quick wins" dapat membantu memperoleh hasil nyata dalam waktu singkat dan membangun momentum untuk upaya perbaikan lebih lanjut.

 

9.        Kasus program Citarum Harum dalam menghadapi kendala anggaran, beberapa langkah yang dapat diambil untuk mencapai "quick wins" tanpa bergantung pada anggaran besar adalah:

(1)      Melibatkan partisipasi masyarakat: Libatkan masyarakat yang tinggal di sekitar daerah aliran sungai Citarum secara aktif. Lakukan kampanye dan sosialisasi untuk meningkatkan kesadaran masyarakat tentang pentingnya menjaga kebersihan sungai. Atur kegiatan bersih-bersih sungai secara rutin dengan melibatkan relawan dari masyarakat.

(2)      Menggalang dukungan swasta dan LSM: Cari dukungan dari perusahaan swasta dan Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM) yang peduli dengan lingkungan. Jalin kemitraan untuk mendapatkan bantuan dalam bentuk tenaga kerja, peralatan, atau pendanaan skala kecil untuk mendukung upaya pembersihan sungai.

(3)      Memanfaatkan program pemerintah lainnya: Identifikasi program pemerintah lain yang berkaitan dengan lingkungan atau pemberdayaan masyarakat, seperti program padat karya atau program pengentasan kemiskinan. Sinergi dan integrasikan upaya pembersihan Citarum dengan program-program tersebut.

(4)      Mendorong partisipasi relawan: Libatkan mahasiswa, organisasi kepemudaan, dan relawan dari berbagai kalangan. Mereka dapat memberikan tenaga dan ide-ide segar dalam upaya pembersihan sungai tanpa mengandalkan anggaran besar.

(5)      Memanfaatkan media sosial dan crowdsourcing: Gunakan platform media sosial dan crowdsourcing untuk mempromosikan dan mengumpulkan dana skala kecil dari masyarakat luas yang peduli dengan lingkungan. Ini dapat membantu mendanai inisiatif pembersihan sungai tanpa bergantung pada anggaran pemerintah.

(6)      Kolaborasi dengan industri dan sektor swasta: Jalin kemitraan dengan industri dan sektor swasta yang beroperasi di sekitar daerah aliran Citarum. Dorong mereka untuk terlibat dalam upaya pembersihan sungai sebagai bagian dari tanggung jawab sosial perusahaan mereka.

Meskipun tanpa anggaran besar, upaya-upaya tersebut dapat membantu mencapai "quick wins" dalam memperbaiki kualitas air sungai Citarum. Namun, tetap diperlukan komitmen jangka panjang dari pemerintah dan pemangku kepentingan lainnya untuk mengatasi masalah secara menyeluruh dan berkelanjutan.

 

10.    Jika upaya "quick wins" Program Citarum Harum yang dilakukan tidak berhasil meningkatkan IKA secara signifikan hingga mencapai target 60 pada 2025, beberapa langkah yang dapat dipertimbangkan adalah:

(1)      Mengevaluasi penyebab kegagalan: Lakukan evaluasi mendalam untuk mengidentifikasi penyebab utama kegagalan dalam mencapai target IKA 60. Apakah karena kurangnya partisipasi masyarakat, kendala anggaran, atau faktor-faktor lain yang menjadi penghambat.

(2)      Menyesuaikan strategi dan target: Berdasarkan evaluasi tersebut, sesuaikan strategi dan target yang lebih realistis. Misalnya, menetapkan target antara IKA 55-58 pada 2025 yang lebih dapat dicapai dengan upaya yang ada.

(3)      Meningkatkan koordinasi dan kolaborasi: Tingkatkan koordinasi dan kolaborasi antara berbagai pemangku kepentingan, termasuk pemerintah, industri, LSM, dan masyarakat. Sinergi dan integrasi upaya dari semua pihak sangat penting untuk mengatasi masalah pencemaran Citarum.

(4)      Mencari sumber pendanaan alternatif: Jika kendala utama adalah anggaran, cari sumber pendanaan alternatif seperti kemitraan dengan swasta, crowdfunding, atau hibah dari lembaga donor internasional yang fokus pada lingkungan.

(5)      Memprioritaskan upaya jangka panjang: Meskipun "quick wins" tidak tercapai, tetap prioritaskan upaya jangka panjang seperti pembangunan infrastruktur pengolahan air limbah, penegakan hukum yang lebih ketat, dan program edukasi masyarakat yang berkelanjutan.

(6)      Komunikasikan secara transparan: Komunikasikan secara terbuka dan transparan kepada masyarakat mengenai pencapaian yang belum memenuhi target, penyebabnya, dan rencana penyesuaian ke depan. Ini penting untuk membangun kepercayaan dan dukungan masyarakat.

Kegagalan dalam mencapai "quick wins" tidak seharusnya menjadi akhir dari upaya perbaikan kualitas air Citarum. Pelajaran yang diperoleh dapat digunakan untuk menyesuaikan strategi dan memperkuat upaya jangka panjang menuju perbaikan yang berkelanjutan.

 

11.    Bahan Bacaan:

(1)      Kotter, J. P. (1996). Leading Change. Harvard Business Review Press. 

(2)      Mankins, M. C., & Steele, R. (2005). Turning Great Strategy into Great Performance. Harvard Business Review, 83(7), 64–72. 

(3)      Miller, D. (2002). Successful Change Leaders: What Makes Them? What Do They Do That Is Different? Journal of Change Management, 2(4), 359–368. https://doi.org/10.1080/714042515

(4)      Peek, R. (2015). Driving Strategy with Quick Wins. PM World Journal, 4(9), 1–9.

(5)      Tushman, M. L., & O'Reilly, C. A. (1996). Ambidextrous Organizations: Managing Evolutionary and Revolutionary Change. California Management Review, 38(4), 8 - 30. https://doi.org/10.2307/41165852